Syndicats de copropriété : Les 3 règles du cabinet Gratade

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Chaque syndicat de copropriété est unique et, par conséquent, chaque situation exige une évaluation spécifique et sur mesure des besoins d’assurance. Toutefois, il existe aussi des principes de conformité qui sont invariables et qui demeurent applicables en tout temps. Les explications du cabinet Gratade.

RESPECTER SES LIMITES ET SES MOYENS

Avant d’accepter un mandat, le représentant en assurance de dommages doit tenir compte des limites de ses connaissances et de ses capacités et des moyens dont il dispose. Il ne doit pas entreprendre ou poursuivre un mandat pour lequel il n’a pas les compétences nécessaires, sans avoir obtenu l’assistance appropriée.

Selon Gratade, cette obligation est d’autant plus importante que la gestion du risque associé aux syndicats de copropriété requiert une expertise particulière, notamment pour répondre adéquatement aux besoins d’assurance du client ou pour évaluer les pertes subies. Prenons l’exemple d’un quadruplex converti en condos par rapport à un immeuble à appartements nouvellement construit avec stationnement intérieur nécessitant du personnel sur place. Bien qu’il s’agisse de deux condominiums, leurs besoins sont très différents. Aux fins de l’assurance, le représentant doit poser des questions sur les risques particuliers à prévoir afin d’offrir la couverture appropriée. Une connaissance approfondie du domaine est donc essentielle.

Le représentant en assurance de dommages peut demander l’aide d’un collègue plus expérimenté ou discuter du dossier avec les souscripteurs de l’assureur. Toutefois, il est important d’être transparent et d’informer le client de ces consultations.

S’il ne peut obtenir cet appui, le représentant doit refuser le mandat ou cesser d’y travailler, le cas échéant. Il peut par la suite décider de parfaire ses connaissances et de développer ses compétences afin de mieux comprendre ces mandats et de les réaliser avec succès dans l’avenir.

AGIR COMME UN CONSEILLER CONSCIENCIEUX

Cette deuxième règle touche au cœur même du travail de l’agent ou du courtier d’assurance de dommages. Afin d’offrir au client des conseils adaptés à ses besoins spécifiques, le représentant doit d’abord établir le portrait le plus précis possible de la situation. Afin d’offrir au syndicat de copropriété une couverture appropriée, le professionnel doit recueillir une documentation et des renseignements détaillés. Cependant, il arrive que le client ne comprenne pas pourquoi le professionnel fait de telles demandes et encore moins pourquoi certains types de couverture sont recommandés.

Il est parfois souhaitable de rappeler au client certaines implications juridiques. Le représentant peut alors suggérer une évaluation professionnelle afin d’établir une valeur assurable plus précise. Le bâtiment est-il conforme aux normes en vigueur ? Le représentant peut conseiller au syndicat de la copropriété de faire inspecter l’immeuble afin de connaître tous les faits. Le syndicat de la copropriété pourrait mettre à jour ses dossiers d’entretien et s’assurer qu’il dispose d’un fonds de prévoyance suffisant. Ce ne sont là que quelques-uns des éléments à prendre en considération lors de la souscription de ce type de risque. Si la copropriété emploie du personnel, l’agent ou le courtier d’assurance de dommages peut rappeler au syndicat ses obligations en tant qu’employeur (salaires, congés et vacances, retenues à la source) et lui suggérer d’en dresser la liste complète.

Pour aider le syndicat à prendre des décisions éclairées, le représentant peut expliquer que le nombre d’unités commerciales et leur utilisation ont une incidence sur les risques auxquels il est exposé, par exemple, lorsque les locaux sont ouverts au public ou loués à un tiers. Dans le même ordre d’idées, bien que le syndicat de copropriété puisse comprendre l’impact des contrats d’entretien ou de fourniture sur le budget, il peut ne pas réaliser que si ces contrats ne sont pas honorés, il pourrait être poursuivi en responsabilité civile.

Dans tous les cas, le syndicat de la copropriété et le représentant en assurance de dommages doivent avoir une discussion franche et éclairée ensemble afin de s’assurer que le représentant comprend bien les besoins du client et que ce dernier est conscient de l’importance de saines pratiques de gestion pour la copropriété.

TRAITER AVEC LES BONNES PERSONNES

Souvent, votre personne-ressource sera le président du syndicat, qui pourra vous dire qui consulter. Toutefois, afin de vous assurer que vous vous adressez réellement aux bonnes personnes, il est important de demander les noms et les coordonnées des membres du conseil d’administration et, le cas échéant, du gestionnaire immobilier, ainsi que des personnes qui ont le pouvoir de signer les comptes bancaires. Vous devez également identifier les personnes autorisées à agir au nom du condominium en ce qui concerne les besoins d’assurance (et les réclamations, le cas échéant). En cas de réclamation, les autres copropriétaires auront également leur mot à dire puisqu’ils ont un intérêt assurable.

De plus, il est conseillé de tenir à jour la liste des personnes autorisées et leurs coordonnées. Un ancien membre du conseil d’administration qui connaît parfaitement le condominium pourrait répondre avec précision aux questions, sans y être autorisé.

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