Le classement et l’archivage de documents sont des problématiques auxquels les entreprises font face au quotidien. Elles doivent à tout moment pouvoir situer et produire n’importe quel document si besoin est. Malheureusement, pour certaines d’entre elles, cela est loin d’être effectif. Et pour cause, très peu d’entreprises suivent à la lettre les règles de base du classement à défaut de les connaitre ou parce qu’elles les jugent trop contraignantes et les accordent moins d’importance.
Un bon classement, c’est quoi ?
Classer des documents consiste à les ranger de manière organisée. Il s’agit d’affecter chaque élément, en l’occurrence un document, à une place bien déterminée (une catégorie, une rangée, etc.). Le classement comprend deux étapes. La première définit la place de chaque type de documents, tandis que le second détermine la place du document dans sa catégorie. Notons qu’il existe une grande différence entre les termes « classement » et « rangement ». Le rangement est l’opération physique qui permet de placer un élément à sa place, alors que le classement se rapporte surtout à une méthode de structuration ou de hiérarchisation d’un élément.
Quand procéder au classement et à l’archivage ?
Le classement est une mission permanente et continue dans une entreprise. Il doit être effectif dès l’arrivée ou la création d’un document jusqu’à sa conservation définitive ou à sa destruction. Plus tôt le travail de classement est réalisé, mieux se fera la gestion du document. Le cycle de vie d’un document comprend trois phases. Lors de la première phase, les archives sont rangées la plupart du temps suivant une structure de répertoires. Ces dossiers sont souvent consultés et utilisés. La deuxième phase concerne les documents dits « semi-dynamiques ». L’archivage de documents se fait fréquemment dans un local dédié à l’archivage. Les documents sont moins consultés, mais possèdent toujours une valeur administrative. La dernière phase se destine aux documents statiques. Les archives n’ont plus aucune utilité administrative. Certains sont détruits tandis que d’autres sont conservés toujours de manière ordonnée.
Comment bien classer un document ?
Un bon classement doit être méthodique. Il ne doit pas faire l’objet d’improvisation, mais mérite une réelle réflexion. En principe, une entreprise utilise les mêmes logiques de classement pour l’ensemble de ses archives. Ces logiques peuvent se baser sur les niveaux de classement. Il en existe quatre :
- Les documents isolés : ce sont les pièces qui ne se rapportent à aucun autre document.
- Les dossiers : il s’agit d’un ensemble de documents ayant un même rapport, un même thème, etc.
- Les documents en série : ce sont des pièces qui respectent un certain enchainement. Ils possèdent généralement les mêmes caractéristiques ou sont de même nature (facture, P.V, etc.).
- Le fond d’archives : il s’agit d’un ensemble de documents en série regroupés par l’entreprise.
Le classement peut se faire de plusieurs manières :
- Ordre chronologique
- Ordre alphabétique
- Ordre numérique
- Ordre méthodique
Comment mettre sur pied un plan de classement ?
Le classement de document doit suivre une logique précise qui se schématise à travers ce qu’on appelle le plan de classement. Le but est de fournir une structure logique à la portée de chaque employé ou dirigeant d’une entreprise afin qu’il puisse classer à sa place systématiquement et uniformément chaque document. Cet outil qu’est le plan de classement doit s’adapter aux dossiers et doit aussi être exhaustif.
Il existe plusieurs types de plan de classement. Il varie selon les domaines d’activités d’une entreprise (cabinet de ressources humaines, cabinet comptable, société de grande distribution…), selon la structure de l’entreprise (direction, département, service, etc.) ou selon l’objet des documents (contrats de travail, thème, etc.).
De nos jours, les archivistes préconisent surtout l’utilisation d’un plan de classement de type fonctionnel. Étant donné que les archives ne sont autres que des documents amassés par une entreprise pendant sa durée d’activité, les classer par fonction parait comme la plus adaptée des solutions.
