Préparer et organiser un évènement

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La mise en place d’un évènement peut être gratifiante et très enrichissante, mais elle requiert de l’organisation, du sang-froid et de la flexibilité. Avant de se lancer, il vaut mieux prendre le temps de la réflexion pour ne pas se retrouver confronté à de mauvaises surprises.

Définir le but de l’évènement

Selon la nature de l’évènement, l’organisation et la préparation sera différente. En effet, les attentes ne seront pas les mêmes pour un mariage et pour une levée de fonds. Cela peut paraître évident, mais définir le but de l’évènement permet de mieux cerner les préparations nécessaires à son bon déroulement. On pensera de manière plus naturelle aux préparatifs qui découleront de cet évènement (estrade pour faire un discours, gâteau de mariage, installation de projecteurs et de micros…). Il ne faut pas hésiter à noter toutes ses idées. Ce premier « brainstorming » permettra de jeter les grandes lignes et d’avoir une idée plus précise de l’évènement à venir.

La préparation

Après avoir fixé la date de l’évènement, il faut réfléchir au budget. Tout le reste de l’organisation dépendra de la somme qu’on est prêt à allouer à l’évènement. On peut ensuite commencer à chercher le lieu, qui doit correspondre à la fois à la nature de l’évènement et au nombre de personnes qu’on désire accueillir. Il est tout à fait possible de louer des locaux, comme par exemple la location Palais Vivienne. Dans tous les cas, il faut bien s’assurer que les locaux choisis respectent les normes de sécurité en usage pour l’accueil de groupes (sorties de secours, extincteurs). Une fois le lieu choisi, il est temps de s’intéresser au reste des préparatifs. La restauration, les toilettes, les places de stationnement ou l’accès aux fauteuils roulants sont autant de détail auxquels il faut réfléchir pour le confort des invités. Bien souvent, il est plus commode de recourir à des professionnels pour la décoration, la logistique (installation de matériel électrique), ou les photographies. Néanmoins, par soucis d’économies, on peut aussi décider d’assurer ces missions soi-même.

Gérer l’évènement

Le travail de l’organisateur ne s’arrête pas une fois l’évènement commencé. Inévitablement, des imprévus pourront perturber le bon déroulement de la réception. La liste est sans fin, mais le comportement à adopter reste le même : être calme et flexible. Même si l’évènement ne se déroule pas exactement comme prévu, cela ne veut pas dire qu’il est raté. Il ne faut pas hésiter à anticiper les éventuels problèmes rencontrés pour proposer une solution. Enfin, le ressenti et les besoins des invités doivent rester une priorité. En étant à leur écoute, on peut adapter la gestion de l’évènement à leurs demandes.

La préparation d’un évènement n’est pas une tâche anodine. Mais avec de l’organisation et de la méthode, on peut proposer un moment inoubliable à ses invités. Il ne faut pas oublier que l’évènement est avant tout organisé pour leur plaisir.

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