Les e-mails ont désormais pris le pas sur les lettres papiers dans de nombreux domaines. Le développement du réseau internet a notamment favorisé l’utilisation de ce courrier dit électronique. Les échanges entre professionnels, se font désormais essentiellement via ces derniers. Seules quelques exceptions impliquent encore l’utilisation de courrier traditionnel.
L’importance de respecter certaines règles de fond et de forme d’un e-mail
Les e-mails sont utilisés de manière courante de nos jours, surtout dans le domaine professionnel. Que ce soit entre collègues ou entre entreprises. Dans ce contexte, la rédaction des e-mails comprend certaines règles à suivre. Que ce soit en matière de forme ou de fond. En effet, comme les lettres classiques, les e-mails impliquent le respect de certaines formalités dans leur structure et la mise en forme. De précieux conseils, comme ceux du site comme-un-pro.fr par exemple, vous seront indispensables pour rédiger un mail en bon et due forme, afin de correspondre correctement, non seulement avec vos collaborateurs, mais aussi avec vos clients. Il est aussi bon de savoir que les e-mails ont aujourd’hui la même valeur légale que les lettres classiques. En effet, ils peuvent être utilisés en tant que preuves et même servir à conclure des contrats.
Les différents champs à remplir lors de l’envoi d’un e-mail
Vu les circonstances d’utilisation des e-mails, il est important de bien cerner les fonctions des champs à remplir lors de leur envoi, en dehors de celui destiné au message lui-même. Le premier champ est celui précédé de « De : ». Il est dédié à l’adresse que vous utiliserez pour envoyer votre e-mail. Ce champ n’est disponible que dans le cas où vous utilisez une application de courrier électronique vous permettant d’utiliser, de gérer et de consulter plusieurs boites mail en même temps. Le champ suivant est celui dédié à l’adresse mail destinataire du message. Il est précédé de « A : ». Le champ suivant, précédé de « Objet : » servira à inscrire le titre du mail que vous enverrez. Les deux champs suivant sont à utiliser avec une grande précaution. Le champ « Cc : » sert à mettre en copie une ou plusieurs personnes en dehors du destinataire principal. Les destinataires principal et ceux mis en Cc recevront non seulement une copie du mail mais auront aussi une vue sur la liste des destinataires auxquels vous avez envoyé ce dernier. Le champ « Cci : » ou « Bcc : », selon l’application ou la boite mail que vous utilisez, sert à mettre en copie cachée d’autres personnes à part le destinataire principal. Dans ce dernier cas, la liste des destinataires du mail ne sera pas visible, ni du destinataire principal ni de ceux mis en copie.
