Construire un bureau sans papier : comment dématérialiser et passer au numérique

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La révolution numérique continue de redéfinir les affaires modernes. Processus en temps réel, données volumineuses, systèmes pilotés par des algorithmes : la technologie numérique a généré d’énormes nouvelles efficacités et capacités, mais elle s’est accompagnée d’une foule de défis. Un élément clé de cette transformation est la dématérialisation des systèmes et procédures sur papier. Si elle apporte des avantages considérables en termes de rapidité, de commodité et d’efficacité, elle comporte également des risques importants à gérer lors du passage au numérique.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Beaucoup trop de syllabes, n’est-ce pas ? Pour faire simple, la dématérialisation se réfère au processus de substitution des supports d’information physiques aux fichiers numériques. Scanner du papier au format pdf, en termes simples. Pour plus de détails, vous pouvez visiter cette adresse : https://www.bluemega.com/mintdoc/

La dématérialisation en pratique

Imaginez un instant que vous travaillez dans les comptes fournisseurs d’une moyenne entreprise. Historiquement, vous avez utilisé un système sur papier pour payer les factures, y compris faire des copies des factures, joindre un formulaire d’approbation pour les signatures nécessaires, et classer le tout dans un endroit sûr après le paiement, avec une copie du bon reçu, espérons-le.

C’est bien rangé, non ?

Oui, bien sûr. Sauf que chaque année, ces factures s’accumulent. Non seulement vous devez les stocker pour qu’elles ne tombent pas et ne vous clouent pas au sol, mais si vous devez vérifier une vieille facture, vous devez savoir exactement par où commencer. Si vous n’êtes pas sûr de ce que vous cherchez, vous risquez de passer beaucoup de temps à chercher.

Maintenant, imaginez qu’au lieu de recevoir des documents papier, vous puissiez recevoir des factures en format pdf et numériser chaque étape du processus de paiement. De plus, vous pourriez convertir vos anciennes factures de documents papier en fichiers numériques, vous débarrassant ainsi de ces pièges mortels et créant une base de données fonctionnelle et interrogeable.

C’est la dématérialisation en pratique.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ? Par rapport aux systèmes classiques sur papier, les avantages de la dématérialisation sont énormes :

La rapidité : L’examen, le classement, le stockage et la recherche dans les systèmes papier prennent énormément de temps. Le passage au numérique vous permet de transférer les documents plus facilement et de rechercher rapidement les informations correctes.

Sécurité : Chaque morceau de papier dans un bac d’entrée est une brèche de sécurité qui attend de se produire- il en va de même pour les classeurs non sécurisés. La conservation des documents sous forme numérique permet de les garder hors de vue et d’assurer une trace claire de tous ceux qui y ont accédé.

Préparation aux catastrophes : Sous-sols inondés, incendies de bureaux, acariens, tremblements de terre : il y a tant de façons de mettre vos dossiers papier en danger. Avec le bon logiciel de stockage numérique, vous pouvez être tranquille en sachant qu’il existe des sauvegardes sécurisées de vos informations.

Des modifications faciles : De nombreux documents commerciaux (factures, contrats, notes de service) nécessitent des modifications et des révisions à différents moments, en particulier lorsque vous travaillez avec plusieurs équipes. Avec les systèmes numériques, vous pouvez modifier les documents de manière pratique.

Recherche possible : Imaginez-vous en train de regarder une grande étagère de dossiers mal étiquetés, à la recherche d’un seul document. Terrifiant, n’est-ce pas ? Avec des versions numérisées de ces documents et le bon logiciel, vous pourriez rechercher la bonne information rapidement et avec précision.

 Gain de place : L’espace de bureau est l’un des coûts les plus élevés pour les entreprises. En convertissant vos fichiers papier en fichiers numériques, vous pouvez économiser beaucoup de frais de stockage. De plus, pensez à ce que vous pourriez faire avec tous ces placards vides !

Impact sur l’environnement : Tout ce papier n’est pas seulement une corvée pour classer et stocker ; il représente également une ponction importante sur les ressources naturelles. Le passage du papier aux processus numériques peut réduire considérablement l’empreinte carbone de votre entreprise.

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