Chaque document traité au sein d'une entreprise fait l'objet d'une grande confidentialité. En effet, ces documents sensibles, quelle que soit leur nature, constituent une base de données importante qui peut jouer sur la vie de l'entreprise si elle venait à se perdre ou être dévoilée au grand public. Il est donc nécessaire de mettre en place des moyens de sécurisation efficaces pour éviter tous risques éventuels.Pourquoi faut-il sécuriser les documents d'entreprise ?
Outres les raisons de confidentialité et de divulgation d'informations personnelles sur l'entreprise, il existe d'autres risques tout aussi grave auxquels les documents d'entreprises s'exposent s'ils ne sont pas sécurisés. La perte de données numériques est une situation assez fréquente qui touche les entreprises actuelles. D'ailleurs, cette perte est parfois due à un crash, à l'usure des matériels informatiques ou le vol direct de ces matériels. L'attaque de virus ou le piratage d'un serveur représentent également un danger causant la perte de données de l'entreprise. Il se peut aussi que ses documents tombent entre de mauvaises mains et se trouvent exploités à mauvais escient. Ces documents ne sont pas non plus à l'abri des accidents du quotidien lorsqu' ils ne sont pas stockés au bon endroit. En effet, les incendies ou les inondations peuvent endommager, voire détruire complètement les paperasses mal rangées et les matériels informatiques.Par quels moyens sécuriser les documents physiques ?
Si aujourd'hui, la numérisation des documents est devenue le moyen le plus populaire pour les conserver, il n'est pas toujours évident d'adopter cette méthode dans certains cas, notamment pour les contrats divers, les rapports chiffrés, ou tout simplement des papiers à signer. La fragilité de ces documents exige une plus grande sécurité, c'est la raison pour laquelle il faudrait investir dans des meubles à tiroir métallique industriel disposant d'un système de verrouillage pour que seuls le propriétaire ou les responsables puissent en avoir l'accès. Cette méthode classique est bien plus pratique et fiable pour ranger les documents physiques par ordre et les garder à l'abri d'éventuelles catastrophes. En plus de l'utilisation de mobilier de sauvegarde, l'emplacement de caméras de surveillance est vivement recommandé. En effet, ces dispositifs permettent de suivre et de témoigner de tous les mouvements produits dans leur champ de vision. Le système d'alarme et la présence physique de gardes viennent renforcer cette méthode.Comment protéger efficacement les documents numériques ?
Le verrouillage constant de l'ordinateur après son utilisation est un bon réflexe, mais il est insuffisant pour tenir les documents numériques loin des dangers s'il n'est pas codifier. Il faudrait dans ce cas, créer un mot de passe complexe et le changer régulièrement pour que seul son utilisateur puisse y avoir accès. Pour ce qui est des documents strictement confidentiels, l'attribution d'un code d'accès permet à son titulaire de les protéger contre toute tentative de vol ou de sabotage venant d'une tiers personne. L'installation d'un système de sécurité efficace comme l’antivirus réduise les risques de contaminations des fichiers par les virus et les divers attaques informatiques. Par ailleurs, leurs mise-à-jour doivent être effectuées quotidiennement pour en assurer l'efficacité.
