Toute entreprise belge, obligée d’assurer la gestion de la comptabilité, est concernée par la problématique relative à l’organisation comptable. En effet, elle se trouve dans l’obligation de tenir la gestion d’une partie du processus comptable, même si elle a déjà opté pour le recours aux prestations d’un expert-comptable. Et il y a une forte probabilité qu’elle s’y perde rapidement. Ce dossier vous propose quelques idées pratiques vous aidant à ne pas vous perdre dans la gestion des comptes au sein de votre entreprise.
Trier les pièces justificatives comptables
Que vous assuriez la saisie comptable par vous-même ou que vous le déléguiez à un expert en comptabilité à Ixelles ou à Bruxelles, vous êtes toujours amené à porter une attention bien spécifique au tri. Vous devez en effet classer toutes vos justificatives comptables pour éviter la perte de temps inutile. Cela permet essentiellement de gagner en efficacité puisque toutes les pièces se retrouveront assez vite en cas de besoin.
Pour le classement des pièces comptables, il est nécessaire de mettre en place de nombreux classeurs (dossiers papiers) ou numériques selon le genre des opérations auxquels ils sont rattachés. Il est donc indispensable de regrouper les déclarations sociales, fiscales, les états de paie, les relevés bancaires, les factures de ventes et d’achats dans des dossiers variés. Ensuite, il est important de les trier suivant un certain ordre. Les récépissés de ventes se trient en général selon leur numéro, dès fois par client, les quittances d’acquisitions ou les relevés bancaires par ordre chronologique (parfois par date ou par fournisseur).
Dans tous les cas, il faut retenir qu’une bonne organisation des dossiers comptables débute à partir du moment de la réception des pièces.
Dresser un programme relatif aux échéances fiscales et comptables
Le fait de bien gérer les comptes de sa société signifie ne rater aucune échéance. Pour respecter les durées imparties, il faut faire un point sur toutes les obligations déclaratives même si un expert en comptabilité à Ixelles s’en est déjà chargé. En effet, connaitre la nature de chaque déclaration à produire et la date échéant liée à leur dépôt. Cela facilite l’établissement d’un rétro-planning des autres tâches à prévoir chaque année. Tous les secteurs d’activité concernés sont souvent :
- La comptabilité : date de fin de l’exercice comptable, date de clôture des comptes,
- Juridique : date échéant fixée pour le regroupement général annuel, durée à respecter pour l’envoi du rapport de gestion
- Fiscalité : fin du délai à respecter pour le dépôt des déclarations des taxes (TVA), du versement de la CET et autres impôts, durée accordée pour la télétransmission du dossier fiscal,
- Social : dernière date d’échéance associée à la déclaration des charges sociales
Il s’avère nécessaire de noter toutes les échéances dans l’agenda électronique ou papier. L’idéal serait de programmer tous les rappels avant chaque moment limite, de savoir utiliser le logiciel de comptabilité et enfin de mettre à jour tous les comptes dès que possible.
