Les entreprises font de plus en plus appel à des sociétés spécialisées dans l’archivage pour externaliser leurs archives. Elles perçoivent l’archivage comme une démarche d’organisation et de maîtrise du cycle de vie de tous leurs documents à risque.
Communément appelée « gestion de l’archivage », cette démarche a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité, et de rendre disponible l’ensemble des documents d’une entreprise à archiver.
Norme ISO – Record management
La norme ISO 15489 : 2001 constitue un guide pour les entreprises souhaitant organiser et gérer leurs archives, de leur création à l’extinction de leur utilité. Depuis toujours, la gestion de l’archivage constitue un enjeu économique et patrimonial majeur qui incite fortement les entreprises à externaliser leurs archivages. Voyons dès à présent les avantages et les inconvénients d’une telle démarche.
Résumé :
La présente partie de l’ISO 15489 constitue un guide pour l’organisation et la gestion des documents d’archives) des organismes, publics ou privés, pour le compte de clients internes ou externes. Tous les éléments constitutifs de la présente partie de l’ISO 15489 visent à ce que les documents soient créés, archivés et organisés d’une manière pertinente. Les procédures propres à assurer l’organisation et la gestion des documents selon les principes et les éléments constitutifs de la présente partie de l’ISO 15489 sont présentées dans l’ISO/TR 15489-2 (Guide pratique). La présente partie de l’ISO 15489 – vise l’organisation et la gestion des documents, quels que soient leur forme ou leur support, produits ou reçus par tout organisme, public ou privé, dans l’exercice de ses activités, ou par toute personne physique ayant la responsabilité de produire ou de conserver des documents d’archives, – constitue un guide pour définir les responsabilités des organismes vis à vis de leurs documents d’archives et les politiques, procédures, systèmes et méthodes afférents, – constitue un guide pour le «Records management» en tant que soutien d’une démarche qualité, en accord avec l’ISO 9001 et l’ISO 14001, – constitue un guide pour la conception et la mise en œuvre d’un système d’archivage, – mais n’inclut pas l’organisation et la gestion des archives historiques au sein des institutions d’archives. La présente partie de l’ISO 15489 est destinée – aux dirigeants des organismes, – aux professionnels du document d’archives et des technologies de l’information, – à l’ensemble du personnel des organismes, – ainsi qu’à toute personne physique ayant la responsabilité de créer et archiver des documents.
Les archives, un capital à exploiter
Si certains chefs d’entreprise ne se soucient guère de leurs archives, la raison est peut-être à chercher du côté de leur a priori sur ce que sont les archives d’entreprises. Nombreux sont ceux qui estiment n’avoir ni le temps ni l’argent à consacrer à ces dossiers perçus comme un matériau embarrassant, insignifiant voir totalement improductif. Or, s’inquiéter du sort des archives de l’entreprise, c’est au contraire, les percevoir comme un véritable capital à exploiter.
Un facteur de rentabilité
Les archives et leur gestion constituent ainsi un enjeu économique et patrimonial dès lors qu’elles ne sont plus perçues par leurs producteurs comme des valeurs improductives mais bien considérées comme un facteur de rentabilité pour les entreprises qui les gèrent. En effet, les archives sont les traces du passé économique propre à chaque entreprise, la marque de leur identité ou bien leurs outils marketing d’évolution. À leurs titres et caractéristiques, les archives constituent pour chaque entreprise des éléments stratégiques à conserver, à sécuriser et à consulter afin qu’elles puissent se donner les moyens d’évoluer vers une prospérité d’avenir.
Conclusion : externaliser la conservation des archives est une option à envisager pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille
Pour les entreprises dont les archives sont très importantes, externaliser leur conservation par une société d’archivage tiers est assurément la bonne solution. Surtout si cette prestation présente de nombreux intérêts et avantages :
- L’intérêt économique : faire appel à un tiers archiveur permet de gagner du temps et de l’argent. Le personnel de l’entreprise peut se consacrer pleinement à ses missions principales. Gain de place également avec une surface de stockage ainsi libérée et ré-exploitable en surface de bureau. Ainsi, l’optimisation des coûts et des ressources va dans le sens de la rentabilité et de la productivité pour les entreprises qui font le choix d’externaliser leurs archives
- L’avantage sécuritaire : qu’elles soient sous formes papier ou électroniques, les archives sont gérées et stockées selon des normes visant à les sécuriser et les rendre disponibles
